Cadre du personnel et Organigramme des services
Cadre du personnel et organigramme des services
Cadre du personnel
Nous intervenons régulièrement pour apporter notre conseil dans les projets relatifs à la modification du cadre du personnel.
Le cadre du personnel est généralement représenté sous la forme d’un tableau où figurent, avec la mention de leur nombre et de la qualification, tous les emplois qui, tant qualitativement que quantitativement, sont nécessaires à l’exécution correcte et efficace des tâches et des missions que l’organisation doit remplir.
Le cadre est fixé en fonction des besoins de la commune et tient compte de la nature, de l’ampleur et de la diversité des tâches qui lui sont attribuées et des services créés par elle.
On distingue le cadre définitif et le cadre relatif au contingent des emplois contractuels (subventionnés) :
- le cadre définitif comprend les fonctions de nature permanente;
- le cadre relatif au contingent des emplois contractuels dont certains emplois sont dédiés à des fonctions temporaires, notamment par rapport à des emplois créés uniquement par le biais de subventions et qui seraient amenés à être supprimés en cas de pertes des subventions.
Quelles sont les grandes étapes à suivre pour modifier son cadre du personnel ?
- analyse de l’existant afin de mettre en évidence d’une part, les emplois disponibles qui pourraient donc être déclarés vacants et d’autre part, les emplois qui seraient occupés et qui n’ont pas été prévus spécifiquement dans le cadre en vigueur.
- Définir le degré de détails du futur cadre du personnel : définition des catégories du personnel (administratif, technique, ouvrier, social et soins, etc.), identification du type de subside pour les emplois subsidiés et mention des services dans lesquels ces emplois sont actuellement occupés , etc.
- Élaboration d’un plan de communication pour présenter le futur cadre du personnel v-à-v des organisations syndicales et des autorités décisionnelles et de tutelle.
Organigramme des services
L’organigramme est la représentation schématique des liens fonctionnels, organisationnels et hiérarchiques d’une administration.
Il indique la répartition des responsables d’ensembles de tâches et les relations entre eux. Il identifie les liens hiérarchiques.
Il visualise une administration dans son ensemble, fait partager la même vision de l’organisation des tâches. En résumé, l’organigramme précise qui fait quoi. Il traduit ainsi les statuts et les rôles de chaque collaborateur et détermine ses responsabilités.
Comment favoriser le décloisonnement entre les services de son organisation et la mise en œuvre de pratiques plus collaboratives pour éviter le fonctionnement en silos ?
La refonte de l’organigramme se révèle un moment important pour réfléchir à cette question.
Cet outil doit être actualisé régulièrement pour que les informations qu’il délivre restent pertinentes, que ce soit en raison de l’arrivée d’un nouveau collaborateur au sein de l’organisation ou en cas de mobilité interne.
L’organigramme est conçu pour montrer ces détails :
- A chaque membre de la structure organisationnelle, l’organigramme permettra d’identifier le nom du responsable du service ainsi que les matières détenues pour chaque service qui compose l’organigramme de l’organisation
- Aux relations de travail des acteurs : l’organigramme est un mécanisme de coordination essentiel pour définir les liens de collaboration et de coopération, fonctionnels ou hiérarchiques au sein des services de l’organisation
L’organigramme est aussi un outil de communication externe permettant de connaître les différents services et personnes de l’Administration, de les situer les uns par rapport aux autres et ainsi de s’adresser au service le plus approprié.
