Personeelskader en Organogram van de dienst
Personeelskader
Wij geven regelmatig advies over projecten waarbij het personeelskader wordt gewijzigd.
Het personeelskader wordt meestal weergegeven in de vorm van een tabel waarin alle functies, zowel kwalitatief als kwantitatief, die nodig zijn voor de correcte en efficiënte uitvoering van de taken en opdrachten die de organisatie moet vervullen, zijn opgenomen, samen met hun aantal en hun kwalificaties.
Het kader wordt vastgesteld op basis van de behoeften van de organisatie en houdt rekening met de aard, de reikwijdte en de diversiteit van de aan de gemeente toegewezen taken en de diensten die zij creëert.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen het definitieve kader en het kader voor het quotum van (gesubsidieerde) contractuele betrekkingen:
- het permanente kader omvat functies met een permanent karakter;
- het kader met betrekking tot het quotum van contractuele betrekkingen, waarvan een deel bestemd is voor tijdelijke functies, met name in verband met betrekkingen die uitsluitend door middel van subsidies zijn gecreëerd en die zouden worden geschrapt indien de subsidies zouden wegvallen.
Wat zijn de belangrijkste stappen die u moet volgen om uw personeelskader te veranderen?
- Analyse van de bestaande situatie om de aandacht te vestigen op de beschikbare arbeidsplaatsen die vacant zouden kunnen worden verklaard en de arbeidsplaatsen die zouden worden bezet en waarin in het huidige kader niet specifiek is voorzien.
- Vaststelling van de mate van gedetailleerdheid van het toekomstige personeelskader: omschrijving van de personeelscategorieën (administratief, technisch, werklieden, sociaal en zorgpersoneel, enz.
- Ontwikkeling van een communicatieplan om het toekomstige personeelskader voor te stellen aan de vakbonden en de besluitvormings- en toezicht-instanties.
Organogram van de diensten
Het organogram is de schematische weergave van de functionele, organisatorische en hiërarchische verbanden van een administratie.
Het geeft de verdeling aan van degenen die verantwoordelijk zijn voor reeksen taken en de relaties tussen hen. Het identificeert de hiërarchische verbanden.
Het geeft een beeld van een administratie als geheel, die dezelfde visie op de organisatie van de taken deelt. Kortom, het organogram geeft aan wie wat doet. Het geeft dus de status en de rol van elke werknemer weer en bepaalt zijn verantwoordelijkheden.
Hoe kunt u de ontkokering van de afdelingen van uw organisatie en de invoering van meer samenwerkingspraktijken bevorderen om te voorkomen dat er in silo’s wordt gewerkt?
De herziening van het organogram is een belangrijk moment om over deze vraag na te denken.
Dit instrument moet regelmatig worden geactualiseerd, zodat de verstrekte informatie relevant blijft, of het nu gaat om de komst van een nieuwe werknemer binnen de organisatie of in geval van interne mobiliteit.
Het organogram is ontworpen om deze details te tonen:
Voor elk lid van de organisatiestructuur vermeldt het stroomschema de naam van het afdelingshoofd en de vakken van elke afdeling die deel uitmaken van het stroomschema van de organisatie.
De werkrelaties van de actoren: het organogram is een essentieel coördinatiemechanisme om de functionele of hiërarchische verbanden van samenwerking en medewerking binnen de afdelingen van de organisatie vast te leggen.
Het organogram is ook een instrument voor externe communicatie, dat het mogelijk maakt de verschillende afdelingen en personen binnen de administratie te kennen, ze ten opzichte van elkaar te situeren en zich zo tot de meest geschikte afdeling te richten.
